Las facturas se usan para informar a sus minoristas cuánto les cobrará por los pedidos que les ha suministrado. Hay varias maneras de capturar información sobre facturas en Rithum. Esta guía se concentra en la captura manual de facturas a través de la aplicación web.

Si en lugar de leer este artículo de documentación prefiere ver una demo de esta función directamente en la aplicación web, haga clic en este enlace Añadir una factura.

Hay varias cosas que debe entender sobre la forma en que Rithum maneja las facturas. Primero, para crear una factura Rithum ya debe tener información del pedido para el que crea la factura. Eso significa que no puede enviar facturas de pedidos que no se encuentren en Rithum. Segundo, solamente puede crearse una factura por pedido.

Crear una nueva factura

Hay dos maneras de llegar al formulario que le permite crear una factura en Rithum.

También puede añadir información sobre el envío de un pedido en el momento de hacer la factura. Pulse aquí para ver más detalles sobre cómo usar una factura para añadir información de envío a un pedido.

Opción 1

Paso 1: Vaya a la página de detalles del pedido en cualquier pedido. Para llegar a la página de detalles del pedido, puede hacer una búsqueda del pedido en la página All Orders (Todos los pedidos), o puede seleccionar el número de pedido en cualquiera de las páginas relacionadas con pedidos.

Paso 2: Pulse el botón CREATE INVOICE (CREAR FACTURA).

Opción 2

Paso 1: Seleccione INVOICES (FACTURAS) en la barra de navegación del lado izquierdo.

Paso 2: Seleccione CREATE NEW INVOICE (Crear nueva factura).

Paso 3: Introduzca el número de orden de compra (PO) para el que desea crear la factura y pulse NEXT (SIGUIENTE).

Paso 4: Si es posible crear una factura para el pedido buscado, aparecerá la página Create Invoice (Crear factura).

Si no es posible crear una factura para el pedido buscado, aparecerá el motivo.

Si se encuentran varios pedidos con el número de PO proporcionado, se mostrará una lista de los pedidos con botones que le permiten crear la factura del pedido correspondiente.

Archivo de factura

Para revisar las especificaciones del archivo de factura, haga clic en el siguiente enlace:

Rithum Detalles del archivo de factura

Solamente se necesitan tres campos para importar una factura: Invoice ID (Identificador de factura), PO Number (Número de PO), y Cost (Coste). Estos campos son la información mínima que Rithum necesita para crear una factura.

Muchos minoristas requieren más información para procesar su factura, así que se han incluido otros campos como "Recomendados". Rithum recomienda completar todos los campos recomendados para asegurarse de que no haya problemas para que sus minoristas paguen las facturas que está creando.

Captura de los detalles de la factura

Invoice Info (Información de la factura)

La sección Invoice Info (Información de la factura) es donde puede capturar los datos Invoice ID (Identificador de la factura) y Invoice Date (Fecha de la factura). Muchos minoristas necesitan los datos  Seller ID ( Identificador del vendedor) y Seller Invoice # (N.° de factura del vendedor) por lo que se recomienda rellenar esos campos.

Invoice ID es un identificador único de esta factura. Si no tiene un ID de factura, que usualmente es generado por sus sistemas financieros, puede usar el número de PO como ID de la factura.

Seller ID usualmente es el identificador que su minorista ha asignado a su proveedor o cuenta de proveedor en sus sistemas. Si no está seguro de cuál es este ID, simplemente deje el campo vacío.

Seller Invoice # es un identificador que el sistema financiero del proveedor puede usar para identificar la factura de manera interna, en los sistemas del propio proveedor. Si no está seguro de lo que debe capturar, simplemente use el mismo identificador que en Invoice ID.

Terms (Condiciones)

La sección Terms (Condiciones) es donde informa al minorista cuanto tiempo tiene para pagar la factura. Algunos proveedores ofrecen descuentos a los minoristas que pagan la factura con anticipación. Hay campos que permiten que el proveedor indique al minorista qué tipo de descuento puede recibir si envía el pago antes de la fecha del descuento.

Shipping (Envío)

La sección Shipping (Envío) permite al proveedor explicar al minorista cómo se envió el pedido.

Ship From (Enviado desde)

Si es pertinente para el minorista, la información Ship From (Enviado desde) le indica al minorista desde dónde se envió la mercancia. Esta información casi siempre es opcional para todos los minoristas.

Ship To (Enviado a)

La sección Ship To (Enviado a) permite al proveedor mostrar a donde envió el pedido. Este dato debe coincidir con la información provista en la orden de compra original. Este dato casi siempre es opcional para todos los minoristas.

Line Items (Partidas)

La sección Line Items (Partidas) es donde puede proporcionar información específica de cada partida, como el coste de cada artículo enviado y la cantidad enviada. Dado que puede haber más de un envío para un pedido, Rithum también le permite capturar información sobre el envío específica para cada partida. Esta información suele ser opcional, pero puede ser de utilidad para el minorista si la proporciona.

Charges (Cargos)

La sección Charges (Cargos) permite al proveedor incluir todos los cargos adicionales que se incluyen en la factura, que no pudieron incluirse en ninguna otra de las diversas secciones de la factura. Esta sección debe usarse con poca frecuencia.

Si se usa, por favor escriba un Title (Título) para cada cargo, para que el minorista sepa cual es el motivo del cargo adicional y por qué se incluye en la factura.

Fees (Honorarios)

La sección Fees (Honorarios) permite al proveedor escribir importes por gestión, flete e impuesto sobre ventas.

Total (Total)

El campo Invoice Total (Total de la factura) es donde el proveedor indica el importe total del cobro al minorista por la orden de compra específica. Este importe debe ser la suma de todos los demás cargos incluidos en la factura.

Elaboración de la factura

Cuando haya capturado toda la información deseada y desee enviar la factura a la plataforma, pulse el botón CREATE INVOICE (Crear factura) en la parte inferior de la página.

Si Rithum detecta que algunos campos recomendados no se han completado, aparecerá el siguiente aviso:

Si ha capturado todos los datos que desea, pulse Yes, save the Invoice as-is (Sí, guardar la factura como está) y la plataforma creará la factura.

Si desea seguir capturando información adicional en la factura, seleccione No, continue editing (No, seguir editando).